MayGestFactures

Connexion, mot de passe et navigation#

Connexion

Accès via l'URL de votre environnement, formulaire de connexion : identifiant et mot de passe fournis par votre administrateur.

Mot de passe oublié : un lien dédié sur la page de connexion permet de le réinitialiser par email + question secrète, sans intervention d'un administrateur — retenez bien la réponse que vous avez choisie à votre première connexion, elle est indispensable pour cette procédure.

Navigation générale

Le menu principal donne accès aux modules du quotidien : Reçu espèces, Devis, Facture, Bon de livraison, Avoir, Client, Prestations, Catégorie, Fournisseur, Information, Interventions. Le lien « ≫ » ouvre un sous-menu regroupant les fonctions d'administration et de configuration.

Multi-société : si votre compte a accès à plusieurs sociétés, une icône dédiée permet de changer la « société active » — toutes les pages qui suivent s'appliquent alors à cette société.

Habilitations

Chaque compte est rattaché à un profil (ex. Administrateur, Assistant, Technicien) qui détermine les modules et actions accessibles. Un lien ou un bouton grisé signale une action non autorisée par votre profil plutôt que masquée sans explication.

Factur-X#

La loi impose progressivement à toutes les entreprises françaises d'émettre leurs factures sous un format électronique structuré et de les transmettre via une plateforme agréée, plutôt qu'un simple PDF envoyé par email. Cette rubrique regroupe les notions clés du sujet : le format Factur-X (ici), le principe d'une plateforme agréée et son connecteur B2Brouter, puis les deux canaux de dépôt Peppol et Chorus Pro.

Qu'est-ce que Factur-X ?

Une facture Factur-X reste un PDF lisible normalement, mais embarque en plus un fichier XML conforme à la norme européenne EN 16931, exploitable automatiquement par le logiciel du client (pas de ressaisie manuelle de ses données). C'est ce format hybride, et non un simple export XML séparé, que la réglementation désigne sous le nom de « facture électronique ».

Le fonctionnement sur MayGestFactures

Le XML est généré et embarqué automatiquement dans le PDF dès qu'une facture passe au statut Émise — jamais sur une facture en Brouillon, puisque son contenu n'est pas encore figé légalement (voir Facture). Aucune action ni aucun champ supplémentaire à renseigner : le taux de TVA de chaque ligne, une éventuelle autoliquidation (client professionnel dans un autre pays de l'UE) ou exonération (Mayotte et autres DOM/TOM) sont déterminés automatiquement à partir des informations déjà présentes sur la facture et la fiche client.

PDP & B2Brouter#

Qu'est-ce qu'une PDP ?

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est l'intermédiaire agréé par l'État par lequel une facture électronique doit obligatoirement transiter — il n'est plus possible d'envoyer directement un PDF par email à un client une fois la réforme pleinement applicable. Une PDP remplit trois rôles : émettre (déposer une facture vers la plateforme du destinataire), recevoir (récupérer les factures fournisseurs entrantes) et e-Reporting (transmettre à la DGFiP les données de TVA collectée).

Le fonctionnement sur MayGestFactures

MayGestFactures se connecte à la PDP B2Brouter. La clé API se configure une seule fois, au niveau de la société (voir Société) ; une fois renseignée, un bloc dédié apparaît sur la page de détails de chaque facture émise pour la déposer, saisir un numéro de dépôt existant, ou actualiser son statut (voir Facture). Le choix du canal de transmission — Peppol ou Chorus Pro — est déterminé automatiquement, sans action manuelle à ce niveau.

e-Reporting DGFiP

En parallèle du dépôt de chaque facture, les données de TVA doivent être régulièrement transmises à la DGFiP. B2Brouter s'en charge automatiquement dès qu'une facture est déposée — aucune transmission manuelle séparée n'est nécessaire. Le journal dédié (voir e-Reporting DGFiP) permet de suivre et de tracer ces transmissions.

Factures fournisseurs (flux entrant)

La PDP permet aussi de récupérer automatiquement les factures électroniques émises par vos propres fournisseurs. Elles apparaissent dans un module dédié où elles peuvent être vérifiées puis validées ou rejetées (voir Factures fournisseurs).

PDP → Peppol (B2B)#

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau international d'échange de factures électroniques, utilisé entre entreprises privées (B2B). Chaque participant y est identifié par un numéro unique — en France, le SIREN précédé du code de schéma 0225 — plutôt que par une simple adresse email. C'est le canal qui deviendra obligatoire pour la quasi-totalité des transactions B2B avec la réforme (voir calendrier).

Le fonctionnement sur MayGestFactures

Un client est routé vers Peppol dès lors que la case « Organisme public (transport Chorus Pro) » de sa fiche est décochée (voir Client) — c'est le comportement par défaut pour un client professionnel classique. Avant même d'émettre une facture, un bouton « Vérifier annuaire Peppol » sur la fiche client permet de contrôler que le destinataire est bien enregistré sur le réseau ; un client absent de l'annuaire ne peut pas recevoir de facture par ce canal tant qu'il ne s'y est pas inscrit lui-même auprès de son propre prestataire.

PDP → Chorus Pro (B2G)#

Qu'est-ce que Chorus Pro ?

Chorus Pro est le portail national de facturation électronique de l'État, obligatoire depuis plusieurs années déjà pour toute facture adressée à un organisme public (mairie, hôpital, administration, établissement public…) — c'est le canal B2G, distinct de la réforme B2B/Peppol qui s'applique elle aux entreprises privées.

Le fonctionnement sur MayGestFactures

Un client est routé vers Chorus Pro dès lors que la case « Organisme public (transport Chorus Pro) » de sa fiche est cochée (voir Client). Si une facture a déjà été déposée manuellement sur Chorus Pro en dehors de MayGestFactures, son numéro de dépôt (CPP) peut être saisi directement sur la page de détails de la facture plutôt que de la redéposer (voir Facture).

Facture#

Cycle de vie

↳ Annulée — possible depuis Brouillon ou Émise

• Brouillon : librement modifiable, aucune valeur légale, pas de numéro définitif tant que l'émission n'a pas eu lieu.
• Émise : la facture est figée définitivement — son contenu ne peut plus être modifié. Une signature électronique et un condensat sont calculés à cet instant (exigence légale d'inaltérabilité, norme NF525). Un mail peut être envoyé automatiquement au client à cette étape.
• Soldée : la facture émise a été réglée. Le passage à ce statut n'affecte pas le contenu ni la signature déjà posée.

Création

Deux étapes : sélection du client puis ajout des lignes de prestation une à une (formulaire dans une fenêtre modale, prix/quantité/TVA repris automatiquement du catalogue Prestations). Le total se recalcule à chaque ajout.

Avances / acomptes

Une facture peut porter une ou plusieurs avances (montant fixe, ou « plusieurs fois »). Chaque avance a sa propre date prévue de règlement et peut être encaissée indépendamment, avant même l'émission de la facture définitive.

Duplicata

Tout nouveau téléchargement du PDF d'une facture déjà émise fait apparaître un tampon « DUPLICATA N°X » en diagonale, numéroté automatiquement. Le premier téléchargement reste « gratuit » pour ne jamais empêcher l'accès légitime au document.

Facturation électronique (PDP / B2Brouter)

Si votre société est configurée pour la facturation électronique, un bloc dédié apparaît sur la page de détails d'une facture émise, permettant de la déposer, de saisir un numéro de dépôt existant, ou d'actualiser le statut. Le canal (Chorus Pro / Peppol) est déterminé automatiquement par le type de client.

Export et statistiques

La liste des factures peut être exportée en Excel, ou téléchargée intégralement en une archive PDF.

Devis#

Cycle de vie

↳ Annulé — possible depuis Brouillon ou Validé

• Brouillon : librement modifiable, aucun engagement.
• Validé : définitif côté vendeur, mais reste modifiable et annulable — un devis n'est pas une pièce comptable finale, il n'est pas soumis au mécanisme de signature électronique NF525.
• Facturé : une fois transformé en facture, le devis d'origine reste consultable mais ne peut plus être modifié ni retransformé.

Création

Même principe en deux étapes que la Facture : sélection du client (avec date limite de validité et remise personnalisée en option), puis ajout des lignes de prestation.

Remise personnalisée

Une remise globale peut être appliquée, en montant fixe ou en pourcentage, avec un libellé personnalisable affiché sur le PDF.

Avances / acomptes

Un devis peut porter une ou plusieurs avances : pourcentage d'acompte ou montant fixe, encaissables indépendamment de la validation du devis.

Signature et cachet

À l'impression, deux options indépendantes permettent d'insérer sur le PDF une signature et/ou un cachet enregistrés pour la société.

Consommations d'abonnement

Pour un client sous abonnement, un bloc dédié permet d'ajouter au devis les prestations d'abonnement souscrites.

Transformation en facture

Un devis validé peut être transformé directement en facture : toutes ses lignes (et avances éventuelles) sont reprises dans une nouvelle facture en statut Brouillon.

Export et envoi

La liste des devis peut être exportée en Excel. Un devis peut être téléchargé en PDF ou envoyé directement par email au client.

Bon de livraison#

Principe

↳ Annulé — depuis « En attente », motif obligatoire

Un bon de livraison trace une remise de marchandise/prestation à un client, indépendamment de la facturation. Il peut être créé seul ou généré depuis une facture existante.

Création

Contrairement à Facture/Devis, la création se fait en deux étapes distinctes non instantanées : une première page permet d'ajouter des lignes de prestation une à une ; on choisit ensuite le client et on valide, ce qui redirige vers la page de modification (pas de détails).

Traitement et annulation

Depuis la page de détails, un bon « En attente » peut être traité ou annulé (motif obligatoire). Il n'existe pas de suppression pure.

Limites

Un bon de livraison créé « sans facture » ne peut pas être dupliqué. La liste peut être exportée en Excel, ou téléchargée en ZIP de PDF.

Avoir#

Principe

Un avoir corrige ou annule (totalement ou partiellement) une facture déjà émise. Un avoir est signé électroniquement et verrouillé dès sa création : aucune fenêtre où le modifier après coup.

Création

Le formulaire demande la facture de référence (Émise/Soldée uniquement), le caractère réutilisable ou non, un montant et un motif.

Utilisation d'un avoir

Un avoir réutilisable peut être appliqué comme réduction sur une nouvelle facture, depuis le module Facture — il passe alors du statut Libre à Utilisé.

Consultation

Il n'existe pas de page « détails » dédiée : la liste (filtrable, exportable) et le PDF téléchargeable suffisent.

Reçu espèces#

Principe

Enregistre un encaissement ponctuel (montant, client, motif) indépendamment du cycle facture. Un reçu créé reste modifiable, sans verrouillage NF525, et sans suppression possible une fois créé.

Création et modification

Le formulaire demande un montant, un client et un motif. Il reste modifiable à tout moment depuis sa page de détails.

Recherche

La liste propose un filtre par numéro de reçu, client et période.

PDF et envoi par mail

Chaque reçu peut être téléchargé en PDF, ou envoyé directement par email au client (case « copie cachée » disponible).

Client#

Fiche client

Un client est professionnel, particulier, association ou autre, avec des champs complémentaires selon le type (SIRET/SIREN, n° TVA intracommunautaire pour un professionnel).

Abonnements et consommations

Un client peut être marqué « sous abonnement » et se voir associer une ou plusieurs prestations d'abonnement, chacune avec sa propre quantité — c'est cette association qui alimente la facturation périodique automatique.

Facturation électronique (Peppol / Chorus Pro)

La case « Organisme public (transport Chorus Pro) » détermine le canal de transmission utilisé lors du dépôt électronique. Un bouton « Vérifier annuaire Peppol » permet de contrôler l'enregistrement du client avant même d'émettre une facture.

Adresse masquée et adresse de livraison

Pour un client particulier, une case permet de masquer son adresse sur les factures. Une adresse de livraison distincte peut aussi être renseignée.

Suivi d'abonnement et duplication

Une page dédiée récapitule les montants facturés par période pour les clients sous abonnement. Un client existant peut aussi être dupliqué.

Suppression

Un client sans donnée liée (facture, devis, intervention…) peut être supprimé immédiatement et définitivement.

Prestations#

Catalogue

Chaque prestation porte un code, un intitulé, un prix d'achat/vente, un taux de TVA, une catégorie et éventuellement un fournisseur. Deux classifications structurent le catalogue :

• Forfait (Oui/Non) : éligibilité aux abonnements clients.
• Typologie (Bien / Service / Mixte) : obligatoire à la création, détermine notamment la mention de garantie légale de conformité.

Gestion de stock

Chaque prestation porte un stock actuel et un stock minimum, suivis via deux sous-modules dédiés, Entrées et Sorties.

Statut et import

Le statut d'une prestation peut être changé directement depuis la liste. Un catalogue complet peut être importé en masse, ou exporté en Excel.

Catégorie#

Une catégorie sert à classer les prestations du catalogue (utilisée notamment comme filtre sur la liste Prestations et dans les statistiques de ventes par catégorie). Un seul champ : l'intitulé. Gestion simple : liste, création, modification, suppression — aucune page de détails dédiée, chaque action ramène directement à la liste.

Fournisseur#

Une fiche fournisseur, plus détaillée qu'une catégorie : intitulé, téléphone, email, site web, adresse complète (adresse, ville, pays), un logo optionnel et un champ complément libre. Un fournisseur peut être associé à une ou plusieurs prestations du catalogue — utilisé comme filtre sur la liste Prestations, et affiché sur les bons de commande fournisseur. Gestion identique à Catégorie côté navigation : liste, création, modification, suppression, sans page de détails dédiée.

Information#

Ce module ne sert pas de note interne, mais à définir des mentions imprimées sur vos documents commerciaux : un texte libre (commentaire), avec trois bascules indépendantes « À afficher dans les devis ? », « ... les factures ? », « ... les bons de livraison ? ». Une même information peut ainsi apparaître sur un seul type de document, sur les trois, ou sur aucun (désactivée sans être supprimée). Utile par exemple pour une mention légale ponctuelle, une consigne de livraison récurrente, ou un message commercial temporaire — sans avoir à modifier chaque modèle de PDF.

Interventions#

Principe

Une intervention trace un rendez-vous ou une prestation terrain : date/heure de début et de fin, lieu, client et description. Le filtre par défaut ne montre que les 180 derniers jours.

Client concerné

Le menu déroulant « Client » ne propose que les clients dont l'abonnement est actuellement actif.

Fiches d'intervention

Un lien dédié donne accès à un sous-module de fiches détaillées, distinct de la liste principale.

Logs de connexion#

Utilisateur#

Profil#

Statistiques#

Société#

SMS#

Commandes#

Exercice comptable#

Factures fournisseurs#

e-Reporting DGFiP#

TVA#

Paramètres#

Journal NF525#

Tarifs et inscription d'une nouvelle société#

Contrairement aux autres pages de ce manuel, /tarif est accessible publiquement, sans connexion — c'est la vitrine par laquelle un prospect découvre les offres et demande la création de son propre compte.

Consultation des offres

La page présente 4 onglets : Forfaits, Consommation, Sans abonnement, Organisme d'accompagnement.

Passer une commande

Le formulaire demande l'identité, les identifiants souhaités, et les informations de la société à créer. À la soumission, aucun compte n'est créé immédiatement : une demande est enregistrée, en cours d'étude.

Traitement de la demande

La revue se fait dans le module Commandes : chaque demande peut être validée ou annulée.

Activation et premier accès

En suivant le lien du second email, le prospect déclenche la création de sa Société et de son compte Utilisateur, puis suit le parcours décrit dans Prise en main.

Modifier mon mot de passe#

Accessible à tout moment depuis le sous-menu « ≫ » — changement volontaire, distinct du changement imposé à la première connexion (mot de passe provisoire), mais avec les mêmes champs obligatoires : mot de passe actuel, nouvelle question secrète et sa réponse, puis nouveau mot de passe et sa confirmation. Un message d'erreur explicite s'affiche si le mot de passe actuel est incorrect ou si les deux saisies du nouveau mot de passe ne sont pas identiques. Utile pour changer votre question secrète si vous pensez qu'elle n'est plus assez confidentielle.

Historique des versions, à propos, mentions légales#

Trois pages d'information en lecture seule, accessibles depuis le menu principal :

• Historique des versions : n'affiche pas un changelog complet, mais les 2 versions les plus récentes, une ligne « … », puis la toute première version jamais publiée — un aperçu volontairement condensé plutôt qu'une liste exhaustive.
• À propos : présentation générale de l'application et de son numéro de version courant.
• Mentions légales : informations légales de l'éditeur.